VALG sender udbudsmateriale for print i høring

I forbindelse med Danmarks nye valgsystem, der udvikles af DXC, skal KOMBIT på vegne af kommunerne indgå aftaler om print af valgkort og distribution af valgkort.

Høring hos 98 kommuner og Økonomi- og Indenrigsministeriet

Udbuddet på print af valgkort forventes gennemført i løbet af 1. halvår 2019, så løsningen kan være klar til afprøvning ifm. et skyggevalg ultimo 2019. De kommende leverandører af print og distribution af valgkort skal være klar med deres løsninger ultimo 2019, hvor det nye valgsystem efter planen går i luften.

Arbejdet med udbudsmaterialet til printudbuddet er nu så langt fremme, at det kan sendes i høring hos myndigheder. Efter sommeren sendes materialet desuden i høring på leverandørmarkedet.

KOMBIT opfordrer kommunerne, som de ansvarlige myndigheder for print af valgkort, til at gennemlæse og kommentere de foreløbige udkast til udbudsmaterialet, herunder specielt bilag 2.1 der omhandler kravspecifikationen.

Materialet ønskes gennemlæst med henblik på, om materialet 1) opfylder lovkravene og 2) opfylder kommunernes behov.

KOMBIT har udover kommunerne bedt Økonomi- og Indenrigsministeriet om at kommentere materialet.

Rammer for udbuddet

Styregruppen for projekt Valg har defineret rammerne for udbuddet af print af valgkort og dermed udbudsmaterialet:

• Udbuddet omfatter alle kommuners print af valgkort, bestilt centralt via KOMBIT
• Udbuddet skal kunne sikre print af valgkort – både i et antal på 4,3 mio. print som i dag og et antal på 0,5 mio. Print,hvis der senere inføres digitale valgkort
• Udbuddet skal sigte mod ét standardiseret format for print, kuvertering, sortering mv. for at sikre den bedst mulige pris. Formater er foreløbigt fastlagt af styregruppen efter høring i projektets kommunale arbejdsgruppe.
• Valgsystemet leverer filer til print i PDF-format for at sikre det bredest mulige leverandørfelt, og for at det primære kvalitetsansvar for valgkort placeres i valgsystemet
• Kontrakten tildeles på grundlag af prisen samt sikkerhedsniveauet for printopgaven

KOMBIT henviser desuden til udkast til udbudsbetingelser, der skitserer de generelle rammer for udbuddet.

Udbudsdokumenter i høring

Høringen omfatter udkast til følgende dokumenter:

1. Udbudsbetingelser, der sætter rammer for opgaven og for prækvalifikation af leverandører
2. Rammeaftalen, der er hovedkontrakten for opgaven. Det er en rammeaftale, primært fordi antallet af bestillinger (valg) ikke er kendt på forhånd
3. Dokument 2, der er en oversigt over alle forventede dokumenter under kontrakten
4. Dokument 3.1 Dokument til vurdering af underkriteriet Pris (Excel), der benyttes til at beregne, hvor god prisen er, som en del af vurderingen
5. Bilag 2.1 Kravspecifikation, der beskriver kravene til den printopgave, der skal udføres
6. Bilag 5 Priser og betalingsplan, der angiver rammerne for leverandørens prissætning
7. Bilag 6 Test og prøver, der beskriver, hvordan printprocesserne testes, inkl. skyggevalget

KOMBIT gør opmærksom på, at der er tale om foreløbige udkast, og der derfor endnu ikke er læst korrektur på dokumenterne.

Udbudsdokumenterne kan hentes på KOMBITs hjemmeside via dette link.

Frist for kommentarer

• Fristen for at indsende kommentarer under høringen er fredag den 3. august 2018.
• Kommentarer sendes til valg@kombit.dk
• Eventuelle tekstnære kommentarer kan fremsendes i form af kopi af dokumenterne med kommentarer eller tekstforslag direkte i dokumenterne