Ringkøbing-Skjern Kommune har udviklet en dataløsning til Dagtilbud og Undervisning, som automatiserer visningen af de vigtigste nøgletal og gør det nemmere at analysere og anvende data til at træffe beslutninger. Pilotprojektet blev gennemført med succes i samarbejde med fagchef og distriktsledere, hvor dialogen var det centrale i datavisualiseringen. Projektet fortsætter og bliver nu udbredt til hele organisationen.
Charlotte Brandsborg, teamleder for Analyse & Effekt, udtaler, at chefen for dagtilbud og undervisning ønskede et fokuseret og systematisk overblik over de vigtigste nøgletal i en løsning, der automatisk viser de nyeste data, så området kan koncentrere sig om at bruge data.
”Formålet med projektet var netop at gøre op med de manuelle arbejdsgange og lokale Excel-ark, som var meget tidskrævende. Vi har derfor hentet data fra flere forskellige kilder, herunder FLIS, FLIS DAP og Uddannelsesstatistik via et API, som alle giver os mulighed for automatiske opdateringer. Samtidig har vi sørget for en nem adgang til data for brugerne gennem brugerstyring og single sign-on", siger Charlotte om projektet.
En del af problemet var, at der var for mange data, og dette gjorde det vanskeligt at opnå et reelt billede af udviklingen. Der var også udfordringer med at trække meningsfulde data på et overordnet niveau for hele forvaltningsområdet. Først og fremmest var problemet at have alle relevante informationer tilgængelige i et samlet billede. Der skulle hentes data fra for mange forskellige systemer, og så bliver det enten for vanskeligt eller bare ikke gjort. Det førte til en situation, hvor der blev brugt mere tid på at indsamle og opstille data end på at skabe forandringer på baggrund af dem.
”Det har været en vigtig del af projektet at gøre det nemt for skoleområdet at arbejde med data, så de kan springe rugbrødsarbejdet over og gå direkte til den del, hvor data understøtter deres arbejde,” siger Charlotte.
Billede: Der er 10 nøgletal, der giver et overblik over elever, personale og økonomi, som de tre forskellige målgrupper - fagchef, distriktsledere og skoleledere - kan handle på. Klik på billedet for at se mere.
Datavisualisering som støtte til tværfaglig dialog
Løsningen har en interessant funktion, hvor hvert nøgletal præsenteres i to visninger, der imødekommer behovene hos de tre forskellige organisatoriske niveauer i dagtilbud og undervisning. Formålet med denne datavisualisering er netop at understøtte dialogen mellem forskellige organisatoriske niveauer, herunder fagchefer, distriktsledere og skoleledere, i deres arbejde med data på regelmæssig basis.
"Vi benytter den samme datavisualisering til at støtte dialogen på tværs af de organisatoriske niveauer, hvor dialogen bliver det centrale i visualiseringen og ikke hvem, der er målgruppen. Det betyder, at der er to versioner af det samme nøgletal, hvor den ene visning er til dialogen mellem fagchef og distriktsleder, mens den anden visning er til dialogen mellem distriktsleder og skoleleder," siger Charlotte.
Det er kommunens stabe, der samarbejder om projektet, hvor Analyse & Effekt og IT spiller de centrale roller. De har hentet inspiration fra andre kommuner, især Lemvig Kommune, som med deres vedholdenhed og begrænsede ressourcer har opnået gode resultater og ideer. Derudover har gruppen også modtaget vejledning og sparring fra en række specialister, herunder systemudviklere og projektledere fra KOMBIT FLIS, BI-specialister fra LIFA og eksperter inden for data og visualisering hos Targit samt specialister i datainfrastruktur hos Viteco.
"Jeg er taknemmelig for det samarbejde, vi har haft med KOMBIT og alle de andre specialister, der har bidraget til projektet. Vi har fået mange gode ideer og inspiration, og det har virkelig gjort en forskel for løsningen," siger Charlotte.
Fra fede dashboards til reel værdi: Hemmeligheden bag et succesfuldt dataprojekt