Vi vil kombinere en række forskellige nye og eksisterende it-løsninger, som hver især kræver flere forskellige leverandørers indsats. Vi bringer leverandører i spil ift. SAPA overbliksbilledet, ift. Advis-modul, ift. manuelle sager samt ift. de forskellige nødvendige støttesystemer fra rammearkitekturen. Herudover vil it-løsningerne blive genudbudt, når kontrakterne udløber, og med høj kvalitet i dokumentation af de fælleskommunale løsninger giver vi fortløbende nye leverandører muligheder for at komme ind.
I en overgangsperiode på måske 1-2 år vil de nye løsninger (SAPA m.m.) sameksistere med den oprindelige it-understøttelse (KMD Sag), fordi SAPA vil blive udrullet trinvist i kommunerne. Der eksisterer en række systemafhængigheder til KMD Sag, der bevirker, at KMD Sag må eksistere, indtil systemafhængighederne er elimineret. SAPA-projektet er meget opmærksom på, hvilke udfordringer dette giver for brugerne og for budgetterne. Ift. brugerne vil vi sikre, at den enkelte bruger i den enkelte afdeling kan undvære KMD Sag, når SAPA m.m. rulles ud, også selvom at kollegaer i andre afdelinger i en kortere overgangsperiode fortsat anvender KMD Sag. Ift. budgettet vil KOMBIT bringe sin egenkapital aktivt i spil for at sikre at kommunens økonomi først vil blive belastet i det øjeblik, hvor kommunerne er uafhængig af KMD Sag og kan opsige kontrakterne.
Projektets mission er at afløfte udbudspligten for KMD Sag. SAPA understøtter derfor ikke i første omgang selvbetjening forstået som borgerens adgang til egne sager og dokumenter. Men SAPA designes med en arkitektur (Partskontakt), der er forberedt til at give borgeren adgang til egne sagsdata via borger.dk.
Projektets mission er at afløfte udbudspligten for KMD Sag. SAPA designes derfor med en arkitektur (Partskontakt), der også er forberedt til virksomhedssager og byggesager. Egentlig er der jo ingen forskel på sagsbehandlingen af en borgersag eller en byggesag mv. Men af tidsmæssige hensyn prioriteres borgersager først.
KOMBIT er i færd med at udarbejde krav, kommunerne kan medtage i kravspecifikationer. Det er krav, som skal sikre, at udbyderen ikke bindes til en bestemt leverandør. Det drejer sig bl.a. om at undgå kontraktlige bindinger til KMD Sag, hvorfor kommunen skal kræve fleksibilitet i alle nye kontrakter.
KOMBIT er i færd med at udarbejde forslag til krav, som kommunerne kan medtage i kravspecifikationer. Kravene skal sikre, at tilbudsgiver skal svare på om snitflader til SAPA er inkluderet og prissat i løsningen.
Vi er ved at analysere de tekniske og kontraktuelle integrationer mellem KMD Sag og de øvrige KMD-systemer.
Vi har en løbende dialog med KMD om projektet på linje med den dialog vi har med de øvrige leverandører. Herudover drøfter vi særlige emner med relation til udfasningsassistance med KMD.
Dialogen med KMD er positiv og konstruktiv, og drejer sig pt. (efteråret 2012) om overvejelser om udfasning af KMD Sag. Vi offentliggør løbende indholdet fra drøftelserne på hjemmesiden.
KOMBIT er i tæt dialog med UDK, som er meget interesseret i en kommende SAPA-løsning, da denne vil kunne bruges til oplysning af borgerens sag. Dialogen fokuserer på det fremadrettede samarbejde, UDK's mulige brug af SAPA og UDK's kommende udbud af KMD-fagsystemer, som skal kunne integrere til SAPA.
Der kommer løbende udmeldinger fra KL. Senest i forbindelse med indgåelsen af økonomiaftalen for 2013, hvoraf fremgår, at regeringen og KL forudsætter, at alle kommuner tilslutter sig de fælleskommunale udbud, som KOMBIT gennemfører, herunder SAPA.
KL's bestyrelse har besluttet, at den kommunale sektor går i fælles udbud for at etablere en landsdækkende fælleskommunal åben og standardiseret infrastruktur til at sikre monopolbrud. Monopolbruddet forudsætter, at alle kommuner er med af en række grunde: KMD Sag er en kompleks løsning, der kræver grundige analyser, før man kan sikre en reel konkurrenceudsættelse. Overblik på tværs af systemer er en kompleks opgave, der kræver en robust og sikker infrastruktur og en systematisk dialog med alle leverandører på markedet. Der er økonomiske stordriftsfordele ved at gå sammen, og KMD stiller desuden kun udfasningsassistance til rådighed, hvis alle kommunerne er med.
Obligatorisk betyder, at det forudsættes, at samtlige kommuner tilslutter sig de fælleskommunale udbud, som KOMBIT gennemfører.
Det er målsætningen for SAPA-projektet, at kommunerne fremover kan spare 25 pct., ift. de omkostninger de har til KMD Sag.
Vi forventer, at afhængighederne til KMD Sag er fjernet i 2016, og kommunerne hermed kan opsige deres kontrakter med KMD dette år. Samtidig skal kommunerne begynde at refundere KOMBITs udlæg.
Der er ikke truffet endelig beslutning om de manuelle sager, som i dag ligger i KMD Sag og kun her. En mulighed er, at man arbejder med dem i kommunens ESDH-system, som flere kommuner gør allerede. KOMBIT er i dialog med kommunerne om dette løsningsforslag.
Den enkelte kommune skal danne sig et samlet overblik over sine KMD-kontrakter for såvel monopolområdet som de konkurrenceudsatte områder og ved genudbud sikre, at KMD Sag ikke angives som et forudsætningssystem i den enkelte kontrakt. Hvis denne kontraktstyringsopgave ikke gennemføres, kan kommunen være kontraktuelt forpligtet til fortsat at betale for KMD Sag.
KOMBITs forretningsmodel baserer sig på tålmodig kapital, hvorved KOMBIT lægger kapital ud, indtil idriftsættelse af den givne løsning. I tilfældet SAPA skal kommunen først refundere KOMBITs udlæg, når nærmere specificerede afhængigheder til KMD Sag er fjernet. Det forventer vi sker i 2016.
Hver enkelt bruger skal fra dag et gives et reelt alternativ til KMD Sag, så brugerne skal ikke efterlades i tvivl om, hvilken løsning de skal bruge. Så selvom KMD Sag vil eksistere i andre områder af kommunen i en overgangsperiode, vil SAPA dække dække de implicerede brugeres behov.
Ja. Infrastrukturen for SAPA designes, så vi på sigt (fx via borger.dk) vil kunne give borgerne adgang til at kigge i de kommunale it-systemer og se, hvilke sager borgeren har i kommunen, samt den korrespondance der har været mellem borgeren og kommunen.
- Skabe accept af prioritering af projektet i kommunen, og dermed på tværs af forvaltninger
- Kunne træffe og understøtte beslutninger på vegne af de dele af organisationen, der bliver involveret
- Kunne tildele ressourcer i de dele, der bliver involveret
- O.lign
Det er vigtigt, at deltagerne i styregruppen kan sikre, at projektet får de rigtige rammer (beslutningsstøtte og ressourcestøtte, hvor nødvendigt).
- Styregruppen skal tage stilling til, hvor mange ressourcer, der skal bruges på projektet internt i kommunen.
- Der bliver også tale om kommunikation af projektet og dets konsekvenser for medarbejderne, der i dag bruger KMD Sag og kommer til at bruge SAPA. Det kan f.eks. dreje sig om motivation og målsætning for kommunen for at overgå til SAPA.
- SAPA har også en konsekvens for kontrakter, der skal indgås samt revidering af gældende kontrakter. Sådanne spørgsmål kan godt komme op i projektet og det er noget styregruppen skal kunne tage stilling til.
- Der kan blive uenighedspunkter, hvor det er nødvendigt, at styregruppen skal træffe en beslutning, eksempelvis omkring implementeringsmetode, -hastighed osv.
- Der kan endvidere blive tale om tilfælde, hvor der skal prioriteres mellem driftsopgaver og projektopgaver, som styregruppen skal træffe beslutning om.
Om projekt SAPA