Processen frem mod lancering af Samarbejdsplatformen

Tak for det store engagement, som vi nu kan mærke også slår igennem i forbindelse med reviewet af kravspecifikationsmaterialet. Vi har fået en del spørgsmål til tidsplan og fremgangsmåder i KOMBIT, som vi gerne vil forsøge at besvare.

Vi har fuld forståelse for, at mange mener, at det er presset, at skulle læse og kommentere på al kravspecifikationsmaterialet på to uger, her i en periode, der i forvejen er travl. Desværre har vi en travl og ambitiøs tidsplan på Samarbejdsplatformen, der nødvendiggør, at vi får svarene ind inden sommerferien, da det det ellers ikke vil være muligt at nå at gå i udbud i andet halvår 2016. Og det er vigtigt for os at få kommunernes input med nu, inden vi går i gang med at lægge sidste hånd på kravspecifikationsmaterialet.

Fokus på realistisk tidsplan

Som tidligere udmeldt har arbejdet med blandt andet sikkerhed taget ekstraordinært lang tid, og det betyder, at tiden er begrænset, også selvom vi som bekendt har skudt tidsplanen, så lancering nu vil ske i 2019.

Vi arbejder i øjeblikket på en detaljeret tidsplan for perioden frem til lanceringen af løsningen og forventer at kunne lægge den ud efter sommerferien 2016.

KOMBIT har efterhånden erfaring med it-udbud og –projektledelse fra en lang række forskellige løsninger på mange forskellige fagområder. Tidsplanen på Samarbejdsplatformen baserer sig blandt andet på disse erfaringer, der viser, at den tidsplan vi nu arbejder efter, er stram men realistisk. Vi har prioriteret at lave en plan, vi tror på kan holde, ikke mindst fordi vi ved at kommunerne meget snart vil begynde at planlægge implementeringen, og at en udsættelse derfor kan medføre store gener.

Udbud skal sikre fair proces

Når man indkøber en løsning efter de udbudsregler, som gælder for alle offentlige indkøb, er der mange regler, der skal følges. Et udbud er til for at sikre, at vi i sidste ende får den bedste og billigste løsning. Derfor skal det udbudsmateriale, som vi udarbejder til leverandørerne, og som de laver tilbud på baggrund af, være solidt og grundigt, ligesom kommunerne skal have haft mulighed for at give deres ønsker og meninger til kende.

En udbudsproces består - udover den periode det tager at indhente viden fra leverandører og ønsker fra brugere og interessenter, lave materialet og sende det i høring - typisk af en prækvalifikation, hvor man finder de tre til fem leverandører, der bliver tilbudt at byde, og en egentlig udbudsrunde, hvor leverandørerne udarbejder tilbud, og KOMBIT herefter evaluerer de tilbud, der kommer ind. Hele denne proces fra start på analyser til underskrivelse af en kontrakt tager typisk mellem otte og 18 måneder.

Afklaring og udvikling

Når først kontrakten er underskrevet, starter samarbejdet op med en afklaringsfase, hvor leverandøren og KOMBIT i fællesskab får afklaret og præciseret detaljerne omkring den løsning, der skal udvikles. En del af denne løsning vil ofte være workshops, hvor man sammen med brugerne fastlægger, hvordan man bedst bygger løsningen, og hvordan brugerfladen bør se ud, for at sikre den højeste grad af brugervenlighed.

Efter afklaringsfasen kan selve udviklingen af løsningen gå i gang. Hvor lang tid det tager at udvikle løsningen afhænger naturligvis af, hvor komplekst et system det drejer sig om, men typisk vil dette tage mellem 8 og 18 måneder.

I mange projekter vil man vælge løbende at brugerteste dele af løsningen efterhånden som de bliver udviklet. Alligevel vil det altid være nødvendigt at teste løsningen ordentligt igennem både løbende og som afslutning på udviklingsfasen for at sikre at løsningen lever op til de behov, den skal dække. Det er vigtigt at sætte ordentlig tid af til grundige test af løsningen, så man har tid til at rette evt. uhensigtsmæssigheder både i forhold til opbygning og drift.

Stor implementeringsopgave

Samarbejdsplatformen har en - efter danske forhold - ekstremt stor brugerskare, og derfor bliver implementeringsprocessen en af de største opgaver af sin art i Danmark. Derfor er det vigtigt, at der bliver sat god tid af at undervise brugerne i løsningen.

Lige nu forventer vi, at implementeringsarbejdet i kommunerne skal gå i gang min. 11 måneder, før løsningen går i drift for alvor. Allerede inden udgangen af 2016 vil vi gå i dialog med kommunerne for at komme i gang med planlægningen af implementeringen og sikre at kommunerne har de informationer og værktøjer, der skal til for at kunne budgettere med de ressourcer, som implementeringen kræver.

Kommunerne vil fortsat blive inddraget

Alle disse faser er vigtige, når man skal udvikle en brugbar løsning, men de tager tid. Og sammenholdt med at vi fra starten har haft udfordringer med sikkerhed betyder det, at vi har været nødt til at skære til i alle ender.

Vi takker alle kommuner for den store indsats og det engagement, der bliver udvist og vil fortsat arbejde målrettet mod at inddrage så mange kommuner som muligt i alle aspekter af projektet.