I april blev det første af to informationsmøder afholdt, hvor kommunernes projektledere for implementering af det kommende DUBU 3.0 blev introduceret til implementeringsforløbet.
Grundlæggende er konceptet for implementeringen af det kommende DUBU 3.0 ’hjælp til selvhjælp’ hvilket betyder at den enkelte kommune selv skal sikre, at de er klar til at tage DUBU i brug ved årsskiftet. Derfor var formålet med informationsmødet at introducere kommunernes DUBU-projektledere til det implementeringsforløb, som ligger forude og at dele viden om implementeringsarbejdet.
Vejen til den succesfulde implementering
Dagen startede med en overordnet demo af det kommende DUBU, eftersom vi ved, at der er stor interesse for, hvordan det kommende DUBU kommer til at se ud. Tilbagemeldingerne fra deltagerne var overordnet meget positive, og de oplever, at der er en høj grad af genkendelighed, ligesom der blev kvitteret for nogen af de nye features som er en del af systemet. For at understøtte projektlederen i at vise og fortælle om systemet, er der udarbejdet et par videoer, som vi håber, vil kunne hjælpe med implementeringsarbejdet.
På informationsmødet var der også et oplæg fra projektlederne i Næstved og Skanderborg Kommune med overskriften ’DUBU-projektet fra en kommunevinkel’. Projektlederne gav et indblik i nogen af læringspunkterne fra implementeringen af det eksisterende DUBU, som vil være i fokus ved implementeringen af det kommende DUBU.
Projektlederne gav følgende råd til deres kommunale kollegaer i forhold til det implementeringsforløb DUBU-kommunerne ser ind i:
- Afdæk interessenterne og involver dem i projektet - sørg for at samarbejdet styrkes både før, under og efter implementeringen
- Ledere med personaleansvar skal være synlige og have et vedvarende fokus på at understøtte implementeringen
- Afsæt reel tid til opgaveløsningen for de involverede, fx projektleder og superbrugere
- Tag udgangspunkt i at arbejdet og arbejdsgangene giver mening for den enkelte
- Kommuniker om det som betyder noget for medarbejderne, og som optager dem
Tak til Næstved og Skanderborg for at dele ud af deres erfaringer. Du finder deres præsentationer her.
Implementeringsredskaber
For at understøtte ’hjælp til selvhjælp’-princippet er der udarbejdet en implementeringshåndbog, som blev præsenteret for projektlederne. Implementeringshåndbogen beskriver de strategier som implementeringsforløbet bygger på, og indeholder en oversigt over de opgaver, som kommunerne skal udføre for at blive klar til at tage DUBU 3.0 i brug. Der blev endvidere givet en kort demo af det webbaserede styringsværktøj KLIK, hvori de opgaver som kommunerne skal udføre, distribueres efterhånden som opgaverne skal løses. Sidstnævnte blev taget godt imod, og flere gav udtryk for at det gav en høj grad af tryghed at have et overblik over opgaverne.
Du finder implementeringshåndbogen her.
Næste informationsmøde
DUBU-teamet takker alle deltagere for god og aktiv deltagelse på det første informationsmøde. Vi glæder os til at se jer igen, når vi afholder endnu et informationsmøde efter sommerferien. Invitationen til dette møde vil blive sendt direkte til de projektledere og -ejere, kommunerne har meldt ind til projektet. Husk derfor at melde eventuelle organisationsændringer ind til Netcompany på dubu.Implementering@netcompany.com