KY-pilotkommuner i produktion med ØiR
Som pilotkommune havde Herning Kommune som de første go-live på Kommunernes Ydelsessystem (KY) den 8. juni. Snart følger pilotkommunerne Gladsaxe -, Lolland - og Randers Kommune, som er forbereder deres go-live på KY i starten af september.
Med idriftsættelsen af KY skal pilotkommunerne forholde sig til fire integrationer (Finans, Debitor, Faktura og NemKonto), som vedrører Økonomi i Rammearkitekturen (ØiR). Det er en større og mere kompleks størrelse, end da kommunerne først på året ibrugtog Ydelsesrefusion (YR) og senest Kommunernes Sygedagpengesystem (KSD). Kompleksiteten øges blandt andet ved at kommunen skal analysere og træffe valg om at udvide fælleskommunale sortimenter med lokale værdier.
Ifølge Chefkonsulent, og KY-projektleder i Gladsaxe Kommune, Thomas Dam, kræver det en grundlæggende forståelse for hvad ØiR er, og hvordan ØiR fungerer:
”Det er nødvendigt at arbejde sig oppe fra og ned i detaljen. Hvis man ikke forstår grundpræmisserne og de forskellige datastrømme, og hvordan systemerne er bundet sammen, vil det ikke være muligt at tolke på, hvad den detaljerede opsætning betyder for funktionalitet”.
Poul Henrik Pedersen, Projektleder i Randers Kommune, kan også nikke genkendende til det:
”Hvis man ikke har den overordnede forståelse for ØiR, og sammenhængen med økonomi og STS, vil det stort set være umuligt at opsætte ØiR i forbindelse med KY”
Styr på nye begreber
Med ibrugtagningen af ØiR med KY introduceres samtidig mange nye begreber og arbejdsgange, som overlapper aktuelle praksisser med KMD Aktiv og KMD’s snitflader til ERP-løsninger.
”Det har overrasket os, hvor mange nye begreber der er. Herunder at afkode hvad de betyder. Ikke bare i ØiR sammenhæng, men også hvad de betyder for KY’s virkemåde. Også selve volumen i det der skal mappes op, overraskede os. Især når forskellige parametre går hen og fordobler eller tredobler opsætningsopgaven i ERP-systemet”, fortæller Thomas Dam.
Til at understøtte kommunerne med ibrugtagningen, har KOMBIT formuleret over 20 opgaver, som kommunerne skal løse i Kommunernes Løsning til Implementering og Koordinering (KLIK). Herudover afvikler KOMBIT otte webinarer med involvering af både ydelsesområdet, bogføring/opkrævning og it-/digitalisering.
Gode råd fra to pilotkommuner
Med de mange KLIK-opgaver og webinarer er det vigtigt, at kommunerne har styr på udpegelsen og allokering af de medarbejdere, der skal varetage de forskellige ØiR-relaterede roller og opgaver.
Fra Randers Kommune lyder rådet, at organisering er alfa og omega:
“Sørg for at sætte holdet fra starten. Det er vigtigt at have STS kyndige, Økonomi kyndige, FK/LOS administrator samt en fra Ydelseskontoret, der har beslutningskompetence. Jeg samlede alle disse mennesker på et fællesmøde, hvor vi gennemgik opgaverne i forbindelse med ØiR opsætningen, og det lykkedes faktisk at få løst de fleste af opgaverne på dette møde”, fortæller Poul Henrik Pedersen.
Også i Gladsaxe Kommune har man haft stor opmærksomhed på organiseringen:
”Det er vigtigt, man tidligt kommer i gang med at identificere nøglepersoner, så de får god tid til at analysere på de konkrete opgaver. Det er det, der tager meget tid. Selve opsætningen kræver ikke mange ressourcer, når først man har truffet beslutninger om opsætning. Mit klare råd er, at man ikke skal undervurdere denne opgave”, fortæller Thomas Dam og fortsætter:
”Det er samtidig vigtigt, at man har styr på sine organisationsdata, KLE og kontoplan. Har man en god og hurtig dialog/responstid med sin ERP-leverandør, så er man rigtig godt på vej”
Basiswebinar om ØiR
KOMBIT ved ØiR-projektet gennemfører et længerevarende basiswebinar, for kommuner med planlagt idriftsættelse november 2020. Her får kommunerne det overblik og den forståelse for ØiR, der er en forudsætning for, at kommunerne kan løse de KLIK-opgaver, der følger med KY’s ibrugtagning af ØiR.
Når forløbet er afviklet for kommunerne i bølge 1, planlægger KOMBIT/ØiR-projektet, hvornår de øvrige kommuners ØiR-relaterede roller skal have lignende basisforløb om ØiR. Det skal times korrekt i forhold til, hvornår kommunen skal ibrugtage ØiR.
Hvordan bruges ØiR i praksis?
Økonomi i Rammearkitekturen bruges allerede flere steder, hvor det bidrager til at skabe kontakt imellem kommunale fagsystemer og kommunens ERP-løsning.
Det kan være svært for nogle at gennemskue, hvor og hvordan ØiR bringes i spil i den praktiske virkelighed. Vi vil derfor dele vores anvenderes historier – denne gang kan du læse om Ydelsesrefusion.
Ydelsesrefusion beregner hver måned refusion og medfinansiering for alle landets 98 kommuner.
Kommunen har ret til refusion fra Staten på udvalgte ydelser (fx kontanthjælp) mens skal kommunen medfinansiere andre ydelser (som fx dagpenge).
Når Ydelsesrefusion har indhentet informationer om de offentlige forsørgelsesydelser og beregnet kommunernes refusioner og medfinansiering, skal beløbene bogføres i kommunernes økonomisystemer.
Her kommer ØiR ind i billedet
I stedet for at Ydelsesrefusion integrerer til de forskellige ERP-leverandørers løsninger, integreres der ét sted – nemlig i ØiR.
Via integration til SF1590_A Afsend økonomiposteringer til ØiR modtager ØiR ét finansbilag per kommune, hvorefter bilaget automatisk distribueres og bogføres i kommunens økonomisystem.
Således er en proces, som tidligere skulle udføres manuelt, blevet automatiseret med koblingen mellem Ydelsesrefusion og ØiR.
Ekstra sikkerhed
ØiR sikrer at bogføring kun bliver foretaget hvis der er 100% overensstemmelse mellem den konfiguration som Ydelsesrefusion anvender til forsendelsen og den konfiguration der findes i kommunens økonomisystem.
Skulle der være nogen form for uoverensstemmelse i forhold til konti, perioder, modtagersystem mv., vil hele bilaget blive afvist og kommunen kan være sikker på, at der ikke er dele af bogføringen som er gået igennem på et usikkert grundlag mens andre dele er fejlet.
ØiR bidrager således også til at verificere kommunernes kontoplaner i forbindelse med nye ydelser, årsskifte med mere.
Inge Harder, som er projektleder for Ydelsesrefusion, fortæller:
”Vi er de første, som for alvor har taget de pågældende integrationer til ØiR i brug, og det sker selvfølgelig ikke uden, at der også følger nogle ekstra udfordringer og afklaringer med. Men efter vi har fået afklaringerne og de lokale opsætninger på plads i kommunerne, så leverer ØiR varen. Og nu er vi et sted, hvor det bare kører i alle 98 kommuner”
Ydelsesrefusion gik i luften med integration til ØiR 1. januar 2020 og forventes på årsbasis at udregne ydelser for omkring 60 mia. kroner til 1,4 mio. borgere.
Læs mere om Ydelsesrefusion her
Introduktion af ny sortimentsløsning
I marts havde KOMBIT fornøjelsen af at lancere en ny it-understøttelse af sortimenter. Sortimenter er en helt central byggeklods for ØiR, og er med til at sikre den gode datakvalitet i de data, der udveksles ved bogføring og opkrævning.
Den nye sortimentsløsning udgør et væsentligt fundament for udrulningen af fagsystemers anvendelse af ØiR integrationerne.
Praktisk opsætning
Alle kommuner har udført nogle konkrete KLIK-opgaver, der sikrer, at ERP-løsningerne til bogføring og kravhåndtering løbende modtager opdateringer til disse sortimenter gennem abonnementer. Til at understøtte processen, har KOMBIT udarbejdet en video, hvori kommunerne guides igennem oprettelsen af abonnementer i den nye løsning.
Opsætning af KY på sortimenter
Den næste store løsning, som skal anvender sortimeterne er Kommunernes Ydelsessystem (KY). Her er fællesdelen af sortimentet allerede gjort klar, og KY-pilotkommunerne er godt i gang med at supplere disse i den nye integration.
Til at hjælpe kommunerne på vej, har KOMBIT udarbejdet en videoguide til udvidelse af sortimenter.
Det vil typisk være fagsystemsleverandøren der initierer ændringer til de sortimenter, der anvendes af et fagsystem. Med den nye understøttelse af sortimenter i det Fælleskommunale Klassifikationssystem, distribueres opdaterede sortimenter automatisk til kommunens ERP-løsning.
Her er det vigtigt, at kommunen griber bolden og opdaterer omsætningstabellen, så de tilføjede, eller ændrede, værdier i sortimenter mappes.
Læs mere om Fælleskommunalt Klassifikationssystem og sortimenter
Kommunerne har forberedt sig til ØiR
Kommunerne har organiseret sig og udpeget seks ØiR-relaterede roller. I tillæg hertil udpeger kommunerne i løbet af sommeren endnu en rolle af stor betydning for ØiR, nemlig Klassifikations-/sortimentsadministrator. KOMBIT har endvidere fået oplyst to kontaktpersoner, ØiR finans kontaktperson og ØiR debitor kontaktperson, og hver kommune har etableret et SPOC i form af en ØiR-funktionspostkasse.
Rollerne er nærmere beskrevet i KOMBITs rollegalleri. Med organiseringen har kommunerne forberedt sig på at skulle arbejde med ØiR og rollerne klædes på, i takt med at de ibrugtager ØiR.
- Systemejer for bogføringssystemet
- Systemejer for opkrævningssystemet
- Systemansvarlig for bogføringssystemet
- Systemansvarlig for opkrævningssystemet
- ØiR finans administrator
- ØiR debitor administrator
KOMBIT bruger rollerne i vores kommunikation, og specifikt når vi foreslår ansvarlig, udfører og involverede parter i KLIK-opgaver til kommunerne. Kommunerne holder selv styr på det lokale rollegalleri, og der kan være roller, der varetages af flere personer, eller der kan være flere roller, som varetages af én person. Det vil typisk være tilfældet i landets mindre kommuner.
Spor om ØiR på Kommunernes Data- og Infrastrukturdag 2020
På Kommunernes data- og infrastrukturdag den 7. september i Middelfart afvikler ØiR-projektet et spor, som stiller skarpt på, hvad der skal ske og håndteres, når et fagsystem skal ibrugtage de forskellige integrationer i ØiR.
Sporet er henvendt til både kommuner og leverandører, og bibringer indsigt i det opgavekompleks og gensidige afhængigheder der er, når fagsystemsleverandører, kommuner og ERP-leverandører skal samarbejde og koordinere for at få ØiR integrationerne i luften.
Om Økonomi i Rammearkitekturen