KOMBIT og KL har i løbet af foråret 2012 afholdt fem dialogmøder om Min Digitale Byggesag. Møderne blev afholdt fem forskellige steder i landet og mere end 80 kommuner deltog. Formålet med møderne var at introducere projektet, men i lige så høj grad at få sat fokus på det arbejde i kommunerne, som skal føre til en vellykket implementering af løsningen. På samtlige møder var der en god og livlig debat, og møderne har givet mange gode input til KOMBIT og KL's videre arbejde i projektet.
Fokus på brugeroplevelser
Især hvad angår marketing og support kom KOMBIT og KL hjem med meget ny viden, som vi kan bruge til at optimere både kampagnen for at få borgerne til at bruge løsningen, og supporten overfor dem, der har brug for hjælp. Der var stort fokus på, at brugergrænsefladen også skal tilgodese førstegangsbrugere. Styregruppen er meget opmærksom på, at Byg og Miljø skal levere en brugervenlig og innovativ løsning. Projektet har derfor benyttet specialister på området til at udarbejde interaktionsdesign, og til at sikre at leverandørerne forstår behovet for en indbydende og intuitiv brugergrænseflade.
Spørgsmål om gevinster
Blandt de andre emner, der blev debatteret på møderne integrationer til ESDH- og fagsystemer, relationer til anden lovgivning, ny funktionalitet i forhold til pilotprojektet DOB-SOWS og krav til kommunernes forberedelse.
Der var en del skepsis overfor de oprindeligt udmeldte effektiviseringsgevinster i back-office. Fra projektets side er vi klar over, at forudsætningerne har ændret sig over tid. Derfor er vi sammen med den kommunale referencegruppe og konsulenter fra Devoteam ved at se gevinsterne efter i sømmene, og en revideret business case vil basere sig på et gennemarbejdet og realistisk grundlag.
Om møderne
Møderne blev afholdt i slutningen af maj og starten af juni 2012. Debestod af en blanding af plenumoplæg og tre workshops om:
- Forandringsledelse og organisation
- Analyse af arbejdsgange i forbindelse med indførelsen af nye it-løsninger
- Markedsføring overfor borgere og virksomheder, og etablering af support
Kommunale medarbejdere med erfaringer fra den digitale ansøgningsløsning ”DOB-SOWS” deltog i møderne med oplæg og på workshops. Der var stor interesse for at møde kommuner, der havde erfaringer fra det "virkelige liv". Deltagerne efterspurgte information om, hvilke krav der er til kommunerne før anskaffelsen af Byg og Miljø. Hvad skal den enkelte kommune gøre for at være klar til Byg og Miljø? Skal vi have indskannet vores byggesagsarkiv? Hvilke forudsætninger skal være klar for en vellykket implementering?
Om Min Digitale Byggesag