Sund fornuft i Horsens
Af Anna-Lise Rotbøl, skolebibliotekskonsulent, og Dorte Lerche Børresen, it-chef i Horsens kommune
Siden kommunesammenlægningen har skolerne i Horsens, repræsenteret ved Pædagogisk Udviklings Center og Horsens kommunes biblioteker samarbejdet omkring fælles bibliotekssystem. Og til stor gavn og tilfredshed for alle.
Op til kommunesammenlægningen tog en tværgående kommunal arbejdsgruppe bestående af folk fra skole- og folkebiblioteker beslutning om, at der fremover kun skulle være ét system for såvel skole- som folkebiblioteker i den kommende Horsens Kommune. Udover fælles systemvalg blev det også besluttet, at der skulle samarbejdes omkring hardware og systemdrift, og at der skulle etableres fælles database for beholdning og lånerdata.
Beslutningen om en fælles platform og samdrift blev truffet i forventning om besparende potentiale; samme opgave - ét system med mulighed for effektivisering af driftsmiljø, datahåndtering, systemadministration og tværgående systemudnyttelse. Men ikke udelukkende. Kvalitative og faglige synspunkter samt videndeling spillede naturligvis også ind.
Implementering og drift
Det fælles bibliotekssystem blev implementeret i løbet af 2006, og sideløbende med konvertering og den teknisk implementering blev der taget stilling til fremtidig organisering og forretningsmodel. Med henblik på forventningsafstemning og regulering af det fremtidige samarbejde, herunder fordeling af omkostninger og ressourcer, blev der også indgået en egentlig driftssamarbejdsaftale.
Den har ligget i skuffen siden. Der har ikke været behov for revidering eller ændringer af aftalen og slet ikke krisemøder. Samarbejdet er forløbet uproblematisk, og der har været enighed om niveau/standard for bl.a. tilkøb og udvidelse af systemets funktionalitet og udskiftning af hardware.
Driften af det fælles system afvikles på Horsens Bibliotek, og der holdes koordineringsmøder mellem PUC og HKB ca. hver anden måned, hvor der bliver taget stilling til løbende drift af systemet, herunder bl.a. ændringshåndtering, dataintegration til andre kommunale systemer og udviklingsønsker. En gang om året mødes en styregruppe, der tager stilling til eventuelle overordnede problemstillinger og ønsker.
Til gavn for begge parter
Resultatet i dag er, at begge sektorer har stor gavn af bibliotekssystemets fulde funktionalitet og fællesskabet. Udover systemadministration og konfigurationsopgaver deler vi udgifter og arbejdsprocesser. Og ikke mindst deler vi viden om systemmuligheder, hvilket har været særdeles givende bl.a. i forbindelse med øget automatiseringskrav og større kommunale ændringer som for eksempel skolelukninger / skolesammenlægninger.
Med andre ord – der investeres kun én gang (økonomisk som teknisk) i eksempelvis integration mellem bibliotekssystemet og kommunens økonomisystem, hvilket selvsagt både er rationelt og effektivt. Lignende processer, for eksempel automatiseret modtagelse af materialer, er implementeret på samme effektive vis i både skole- og folkebibliotekerne og til glæde og udbytte hele vejen rundt.
Fælles systemløsning har banet vejen
Initieret af det systemmæssige fællesskab har vi truffet aftale om lån og (fysiske) afleveringer af materialer mellem skole- og folkebibliotekerne, så folkebibliotekets ressourcer kan udnyttes optimalt af kommunes lærerstab og skolebiblioteker.
Uden sammenhæng med den fælles systemløsning – men ganske givet foranlediget af den nærhed og relation, som systemfællesskabet har åbnet for – har vi også etableret samarbejde omkring fælles projektudvikling, og har konkret arbejdet med fælles tilbud til skolernes undervisning, fx Horsensmesterskabet i oplæsning. Fremover indgår Krimimessen ligeledes som et fast samarbejdspunkt mellem os.
Der er tale om to biblioteksverdener, der løser meget forskellige opgaver, men med respekt for forskelligheden og med blikket rettet på effektivisering og ressourcebevidsthed, virker det – udover erfaringsgrundlaget - som sund fornuft med et fælles bibliotekssystem for skole- og folkebibliotekerne.
Alle nyheder fra KOMBIT