DUBU – på vej mod genudbuddet

I KOMBIT sætter vi typisk de fælleskommunale it-løsninger, som vi har ansvaret for, i genudbud efter 4-8 år, alt efter behov. Herved mener vi, at kommunerne får de bedste løsninger, da denne model giver mulighed for at genbesøge de krav, der er stillet til løsningen og tilrette dem efter ændrede kommunale behov og ny teknologi. Samtidig sikrer vi med denne model, at der er konkurrence i leverandørmarkedet.

Hver gang, vi starter et udbud eller et genudbud op, er inddragelse af både kommunale samarbejdspartnere og leverandører en vigtig del af processen.

På DUBU – Digitalisering af Udsatte Børn og Unge - er arbejdet med at skrive en ny kravspecifikation nu i fuld gang, efter at vi i KOMBIT har afholdt workshops med brugere, superbrugere og it-medarbejdere i hele landet og har haft 11 potentielle leverandører på besøg.

Overordnet formål med DUBU 3.0

”Formålet med DUBU 3.0 er, at løsningen professionelt og effektivt skal understøtte myndighedsfunktionen inden for det socialfaglige arbejde med flere funktioner og optimeret teknologi og brugervenlighed end løsningen er i stand til i dag, således at sagsbehandleren får en optimeret it-understøttelse til at varetage de udsatte børn og unges behov”, siger Christian Holm, som er implementeringskonsulent i KOMBIT.

Blandt andet vil et krav være, at den nye løsning skal indeholde resultatdokumentation, der giver alle brugere mulighed for en større og mere gennemskuelig indsigt i effektmåling af foranstaltninger og leverandørstyring. Arbejdet med at kravstille denne del er næsten færdiggjort i en arbejdsgruppe. Desuden vil DUBU 3.0 indeholde et handicapudredningsværktøj, der understøtter kommunerne i at styrke systematikken og helhedsorienteringen i sagsbehandlingen for børn og unge med funktionsnedsættelse, og så skal løsningen følge principperne for den fælleskommunale rammearkitektur og være Citrix-kompatibel.

Kommunale indspark

KOMBIT har de seneste måneder afholdt i alt syv workshops rundt omkring i landet med henholdsvis brugere, superbrugere og it-medarbejdere, som alle kom med rigtig gode input til DUBU 3.0.

På workshops henvendt brugerne og superbrugerne blev der blandt andet sat fokus på den børnefaglige undersøgelse, handleplaner, indsatser, indberetning til diverse statistikker samt mere generelle ønsker til, hvad det nye system skal kunne.

”Deltagerne var som altid virkelig engagerede, og vi fik rigtig mange input med hjem, som vi nu er i gang med at gennemgå og sortere – både de tekniske såvel som de brugervendte. Herefter vil vi, sammen med indstationerede medarbejdere fra kommunerne, vurdere, hvordan vi bedst muligt indarbejder ønskerne i kravspecifikationen til DUBU 3.0”, siger Christian Holm.

Han påpeger endvidere, at alle ønsker bliver vurderet, men at det i sidste ende vil være op til den kommunale følgegruppe og den kommunale styregruppe at prioritere ønskerne ud fra et økonomisk perspektiv.

Input fra dialogmøder med leverandørerne

KOMBIT har afholdt 11 møder med interesserede leverandører. Her modtog vi rigtig mange gode spørgsmål og råd, som ligeledes vil blive brugt i det videre arbejde.

”Under leverandørmøderne blev det klart, at det med de ønsker, krav og behov, som både brugerne, lederne og it-cheferne i kommunerne har til DUBU 3.0, vil blive svært at have alt med i en ny løsning fra starten i januar 2018, hvor kontrakten på DUBU 2.0 udløber. Dette er blevet videreformidlet til styregruppen, og vi er i gang med at finde en god løsning, som bedst imødekommer alle parter”, siger Kim Døsing, som er forretningsudvikler i KOMBIT.

Der blev allerede i tilslutningsmaterialet lagt op til, at DUBU 3.0 skulle genudbydes i den form, løsningen har i dag, dog med plads til videreudvikling og forbedringer.

”På leverandørmøderne blev det af stort set alle leverandører påpeget, at det ikke ville være muligt for dem at byde på løsningen, hvis vi ikke i vores krav åbnede op for, at DUBU 3.0 ville komme til at se lidt anderledes ud, og at eksisterende teknologier ikke nødvendigvis skal fastholdes”, forklarer Kim Døsing.

Han påpeger endvidere, at projektteamet bag DUBU også følger Socialministeriets arbejde med at forenkle ICS-metoden tæt, hvilket vil komme til at betyde ændringer i den nuværende funktionalitet, mens nye funktioner og forbedringer også vil påvirke løsningens form.

Fokus på udviklings- og forbedringstiltag i en genkendelig løsning

I forbindelse med afholdelse af styregruppemøde den 21. september 2016 blev det diskuteret, hvordan vi sikrer, at de kommunale brugere let kan genkende og ibrugtage den nye version af DUBU-løsningen og arbejde i den uden at skulle gennemgå et ressourcekrævende undervisningsforløb.

Det blev på mødet fastslået, at DUBU 3.0 med de kommunale ønsker til forbedringer i forhold til resultatdokumentation, handicapudredningsværktøj og forenkling af ICS kommer til at se anderledes ud end før. Ligeledes blev det fastslået, at konkurrenceudsættelsen af DUBU, hvor andre end den nuværende leverandør kan byde, vil resultere i en forandring. Det blev derfor konkluderet på mødet, at der ikke med kommunernes ønsker til ændringer i DUBU kan blive tale om en 1 til 1-udskiftning.

Det blev derfor besluttet, at fokus således vil være på forretningsbehovet omkring let ibrugtagning af DUBU 3.0 og dermed genkendelighed. Dette indebærer, at funktionalitet, terminologi og metodik i videst mulige omfang skal bibeholdes, men at udviklings- og forbedringstiltag bør prioriteres, især på den tekniske platform og på brugergrænsefladen. Bistand fra den kommunale følgegruppe under udviklingsfasen med leverandøren af DUBU 3.0 skal imødekomme målet om ”let ibrugtagning”.

Med afsæt i ovenstående konklusioner arbejder projektet videre med konkurrenceudsættelsen af DUBU.

Det er vigtigt for alle parter - både projektteamet i KOMBIT, den kommende leverandør, de kommunale brugere, superbrugere, ledere og it-chefer - at DUBU 3.0 bliver en brugervenlig og stabil løsning, der professionelt og effektivt kan understøtte det socialfaglige arbejde i kommunerne.