Formålet med pilotbølgerne er at afprøve og sikre processerne omkring udrulning og implementering af KY, så implementeringen af kommunerne i de efterfølgende bølger forløber så smidigt som muligt.
For at sikre det bedst mulige udrulnings- og implementeringsforløb for alle kommuner inddrages pilotkommunerne tidligt, og det forventes, at de bidrager aktivt med input til og review af kommunevendte udrulnings- og implementeringsprodukter som fx undervisningsprogrammer og -materiale, vejledninger samt KLIK-opgaver.
KOMBIT, EG og Netcompany støtter kommunerne med hjælp til selvhjælp via en række produkter:
Implementeringshåndbog (fælles for alle kommuner)
Del 1: Her kan man bl.a. læse om de overordnede rammer og strategier for implementeringen og KYs implementeringsmodel.
Del 2: Her kan man læse om kommunens implementering fordelt på faserne i modellen. Her vil KLIK-opgaver også oplistes.
Bølgeimplementeringsplan (fælles for bølgen)
Heri specificeres datoer for bølgens faser og KLIK-opgaver oplistes under de tilhørende faser.
Kommunespecifik drejebog (kommunens egen)
Her kan kommunen bl.a. finde oplysninger om lukkevinduer, vigtige datoer, f.eks.kursusdatoer for den pågældende kommune og info om udrulningsteam.
KLIK-opgaver (publiceres bølgevis)
KLIK-opgaver er en beskrivelse af de enkelte opgaver, som kommunen skal udføre for at kunne tage KY i brug og komme godt i gang med anvendelsen af løsningen.
Herning, Lolland og Randers Kommuner er pilotkommuner på KY
KOMBIT anbefaler at kommunen har 1) en styregruppe, der sikrer at projektet kommer godt i mål, og 2) en projektgruppe, der planlægger og styrer processen med at idriftsætte og ibrugtage KY i kommunen.
Styregruppen har en formand, der er KYs projektejer. Øvrige deltagere kan være kommunens ydelseschef, andre relevante fagchefer, kommunens it-/digitaliseringschef, KOMBIT-programlederen samt KY-projektlederen.
Projektgruppen ledes af KY-projektlederen og involverer en række projektdeltagere, herunder KY-administratorer, trænere og relevante it-folk. Kommunens ydelseschef er en vigtig sparringspartner for projektgruppen. Erfaringer fra Bølge 1 viser, at det er vigtigt at identificere relevante nøgle- og ressourcepersoner inden for de forskellige fagområder, fx økonomi- og debitorområdet.
Projektgruppen har det praktiske ansvar for kommunens implementering af KY.
Projektgruppen løser de KLIK-opgaver, KOMBIT og leverandøren stiller, og deltager i det løbende arbejde med at implementere KY i kommunen.
Projektgruppen sikrer, at der foregår en god kommunikation med og inddragelse af interessenter i hele kommunen, fx relevante ledere, fagfolk og specialister indenfor såvel it som ydelsesområdet. Erfaringer fra Bølge 1 viser, at det er vigtigt at identificere relevante nøgle- og ressourcepersoner inden for de forskellige fagområder, fx økonomi- og debitorområde.
Styregruppen har en formand, der er KYs projektejer. Øvrige deltagere kan være kommunens ydelseschef, andre relevante fagchefer, kommunens it-/digitaliseringschef, KOMBIT-programlederen samt KY-projektlederen. Styregruppen skal varetage følgende:
Styregruppen har fuld beslutningskompetence angående KY-projektet på tværs af de involverede forretningsområder i kommunen.
Styregruppen skal sikre, at KY-projektet gennem hele projektfasen og ved overgang til drift har fokus på at nå målene relateret til kommunens idriftsættelse og ibrugtagning af KY.
Styregruppen er ansvarlig for projektets business case og kan op- og nedprioritere indsatser og allokere ressourcer til projektet.
Styregruppen skal kunne skal træffe beslutning ved uenigheder om projektet og sikre den nødvendige støtte og sparring til KY-projektlederen.
Konverteringsfasen starter med go-live og varer 14 dage, og det er fra første konverteringsdag muligt at udbetale i KY.
Når konverteringen Aktiv til KY starter, har kommunen ikke længere tasteadgang i Aktiv men derimod kun kiggeadgang.
Det sker via en manuel konvertering, hvor kommunerne selv skal oprette sager i KY og indtaste bevillingsoplysninger for igangværende bevillinger på sagen i KY.
Det manuelle konverteringstrin håndteres via KY’s opgavestyring "opgave – konvertering". Netcompany sikrer at der bliver oprettet en opgave for hver bevilling i KMD Aktiv, som er igangværende eller ansøgt. For hver opgave vises et særskilt skærmbillede, hvor grundinformationer omkring sagen fra KMD Aktiv er udfyldt på forhånd. Sagsbehandleren har mulighed for at revidere de forudfyldte indtastninger før sagen oprettes. Sagsbehandleren får således en vis støtte i at oprette sagerne.
Der konverteres også andre data eksempelvisvis data modtaget fra jobcenterne, samt journalnoter fra KMD SAG og breve fra doc2archive.
Der udlæses følgende data fra KMD Sag, som er oprettet og styret af KMD Aktiv:
- Stamdata på alle aktive og passive sager
- Parter på sagen
- Journalnotater
- Gule lapper på selve sagen
Alle disse data flyttes til det historiske dataområde og kobles hvor muligt til data fra KMD Aktiv. I forbindelse med kommunernes sagsoprettelse via konverteringsskærmbillederne vil de journalnotater der hører til en given sag automatisk blive lagt ned som jouralnotater på sagen i KY. "Gule lapper" på en sag konverteres ind som journalnotater undtaget fra aktindsigt. .
Efter konverteringsweekenden gennemfører KMD en lukning af alle sagerne i KMD Sag, som er indlæst i KY (disse blive gjort 'ikke tilgængelige', hvorved det kun er brugere i kommunen med særlige rettigheder der kan se disse indtil kommunen sletter disse).
Hvis kommunen benytter KMD Sag EDH har kommunen formentlig knyttet dokumenter til sagerne fra KMD Aktiv. I dette tilfælde vil sagerne blive passivført og efter 31.12.2021 gjort ikke tilgængelige i KMD Sag.
Ja, der overføres dokumenter til KY.
For de breve, hvor KMD har været konsekvente og angivet en sagsreference i brevene i doc2archive - der vil brevene ligesom journalnotaterne blive tilknyttet til sagen i KY.
Alle listerne, samt de breve der ikke kan tilknyttes, gemmes i KY's historiske dataområde.
Når KY er taget i brug i en kommune, vil det være muligt at udføre normalt sagsbehandlerarbejde i KY med det samme.
Det er dog vigtigt, at konvertering af bevillinger fra KMD Aktiv til KY sker via konverteringsskærmbillederne (da der hermed også overføres data fra KMD Aktiv, KMD Sag og KMD doc2archive).
Det er forskelligt, hvordan kommunerne griber sagsbehanhandlerarbejdet an under konverteringen. Klik her og læs, hvordan Lolland og Randers kommune gjorde.
Der er i processen med skiftet til KY indlagt en række kontrolpunkter og verifikationer - både før, under og efter konverteringsweekenden.
Hvis der går noget galt og der ikke kan rettes op på det i tide - eksempelvis med dataudtrækket fra KMD - så stopper man udrulningen af KY og fortsætter med at benytte KMD Aktiv.
Det er dog således, at når man passerer et specifikt kontrolpunkt efter konverteringsweekenden (forventet mandag formiddag) - så er det ikke længere muligt at "rulle tilbage" og fortsætte med at benytte KMD Aktiv. Inden man når til dette punkt har kommunen dog haft rimelig muligheder for at verificere, at tingene ser rigtige ud.
- Tryk på KY-logget i øverste venstre hjørne.
- CVR-nummer vil fremgå af den fane der åbner.
Projektledere og administratorer har adgang til disse i læringsportalen
Du skal vælge enten:
- Arbejdsindtægt ved ustøttet beskæftigelse
- Selvstændig virksomhed (225)
Hvis der er valgt en af de andre, vil dette ikke fremgå af timeregnskabet, da timerne ikke skal tælles med.
Der kan godt arbejdes i EDU miljøet mens der er sagsbehandlerundervisning. I skal dog bare være meget opmærksomme på, at I IKKE benytter de kursistborgere som bliver brugt i undervisningen. Så aftal med jeres trænere, om det er ok, at I bruger EDU miljøet de dage der er undervisning.
Der kan oprettes sager via Testcontroller - Vær opmærksom på, at de sager der bliver oprettet via testkontrolleren forsvinder igen efter rensning af EDU miljøet om fredagen.
EDU miljøet bliver renset hver fredag efter kl. 16.00.
URL samt vejledning til EDU miljøet bliver sendt til jeres projektleder 14 dage før go live i en mail.
Mailen opfølges af en KLIK opgave, hvor det tydeliggøres, at det er projektlederes ansvar at sørge for, at medarbejderne får adgang til EDU miljøet.
EDU miljøet indeholder alene data som understøtter de lektioner EG gennemgår på hands-on uddannelsen. For at kunne undervise i andre ydelser fx Flexløn skal kommune selv oprette data via testcontroller.
Hvis kommunen ikke kan huske, hvem I har udvalgt som trænere, administratorer eller skabelonredaktører er I velkommen til at skrive på den pågældende KLIK opgave.
Det gælder også, hvis I skulle have glemt hvem I har tilmeldt til andre mødeaktiviteter, via KLIK opgaver.
Hvis kommunen ønsker at ændre på tilmeldte deltagere til enten administrator, træner eller skabelonredaktør skal ændringerne beskrives på de pågældende KLIK opgaver.
Kursisterne får invitationer og adgang til EG's læringsplatform senest én måned for kursets afholdes.
Kommunen får en oversigt over de kursusaktiviteter der afholdes af EG i den kommunespecifikke drejebog.
I forbindelse med kommunens udvælger medarbejdere til de forskellige roller henvises der til i hver enkel KLIK opgave til fordelingsnøglen der ligger på KY's dokument bibliotek under 'Viden og færdigheder' i undermappen 'Rammer for KY kurser'.
Hvis kommunen har glemt om de har tilmeldt sig et af Bølgemøderne skal du spørge på selve KLIK opgaven.
Kommunen vil ikke modtage en kvittering for tilmelding til Bølgemødet, men vil senest en uge inden selve Bølgemødet afholdes modtage en kalenderinvitation med link. For yderligere informationer se den pågældende KLIK opgave.
Projektleder, Administrator og Ydelseschefer skal deltage på møderne.
Nej, man kan ikke ændre i eller slette et journalnotat der er godkendt. Notatet kan skjules og fritages for aktindsigt. Man skal være superbruger/administratorrettigheder for at kunne skjule notatet.
Nej, man kan i forbindelse med sagsbehandlingen af en HTF-sag kun oprette én engangshjælp - enten forud eller bagud. Har man brug for at oprette begge dele skal man oprette en EYAY (andre ydelser) manuelt fra handlingsmenuen.