Journalnotat

Ja, hvis ESDH-/fagsystemet afleverer sine journalnotater i det fælleskommunale støttesystem Sags- og Dokumentindeks, så vil de, hvis brugeren har ret til at se dem, være tilgængelige i SAPA.

SAPA muliggør i samspil med fordelingskomponenten, at en bruger kan oprette et journalnotat i SAPA og derefter sende det til det relevante ESDH-/fagsystem. Dette kræver dog, at det pågældende ESDH-/fagsystem kan modtage og behandle journalnotater. KOMBIT kan ikke sikre, at konkrete sagsbærende it-løsninger er tilpasset til at modtage journaldata fra SAPA-løsningen. Dette skal efterspørges af kommunerne hos den relevante it-leverandør.

Læs mere om den fælleskommunale fordelingskomponent i afsnit M-09 i dette bilag til SKI-rammeaftale 02.19.

Ja. I SAPA sammenstiller vi journalnotater fra forskellige kildesystemer og viser dem i brugergrænsefladen som en liste over en persons journalnotater på en enkelt sag. Alternativt kan man se journalnotater på tværs af en persons sager på tidslinjen i SAPA.

Journalnotater ligger på sagen i kildesystemerne. Status på et journalnotat vil være synlig i SAPA via snitflade til indekserne.

Nej. Det er ikke tanken, at muligheden for at oprette et journalnotat via SAPAs brugergrænseflade bortfalder. Journalnotatet og tilhørende sag bor dog ikke i SAPA, men i et ESDH- eller fagsystem.

Journalnotater kan oprettes via SAPA og gemmes i et relevant ESDH- eller fagsystem. Hvis ESDH-/fagsystemet har accepteret journalnotatet fra SAPA og oprettet det, så vedligeholdes journalnotatet fremover her. Det kan altså ikke rettes eller slettes fra SAPA, og kommunebrugeren må hoppe til kildesystemet for at rette eller slette. Hvis ESDH-/fagsystemet afviser et journalnotat fra SAPA, sendes det tilbage til SAPA, hvor det kan rettes til (fx omadresseres) og gensendes eller slettes.

Journalnotatet bor på en sag i ESDH- eller fagsystemet. Man kan vælge at oprette et journalnotat via SAPAs brugergrænseflade, så man undgår et hop. Før et journalnotat, som oprettes fra SAPA, er modtaget og lagret i det relevante ESDH-/fagsystem, vil det vises med status 'ubehandlet' i SAPA.

Når ESDH- eller fagsystemet modtager et journalnotat (via Fordelingskomponenten), har ESDH- eller fagsystemet to muligheder: Journalnotatet kan enten accepteres og blive tilknyttet sagen, eller det kan afvises, hvorefter ansvaret sendes tilbage til sagsbehandleren i SAPA. Det er ikke muligt for et ESDH- eller fagsystem at ”omdirigere” et journalnotat. Når et journalnotat først er accepteret og tilknyttet sagen, er journalnotatet en del af sagen. Hvis en bruger af ESDH- eller fagsystemet vurderer, at andre ESDH- eller fagsystemer også burde indeholde samme journalnotat, så kan det evt. sendes videre, såfremt ESDH- eller fagsystemet er konfigureret til både at kunne modtage og sende journalnotater til Fordelingskomponenten.

Det er dog vigtigt, at notater kun afvises, hvis det er sendt til det forkerte system eller har fået påstemplet det forkerte KLE-emne. En forretningsmæssig afvisning af et journalnotat ud fra begrundelsen ”vi synes ikke, dette journalnotat er relevant for sagen”, bør ikke sendes tilbage til SAPA. Her bør ESDH- og fagsystemet gemme journalnotatet på sagen, og efterfølgende må fagområdet tage hånd om at uddanne de SAPA-brugere, som afsender journalnotaterne.

Nej. Man kan kun oprette et journalnotat i SAPA, hvis der er en sag i et ESDH-/fagsystem.

Nej, det kan man ikke